Bio-Energies Diffusion : l'histoire d'une réussite partagée
Article publié le 07-03-2025
Je m'en souviens comme si c’était hier…, printemps 2015…il y a 9 ans, je passais la porte d’entrée de l’entreprise Bio-Energies Diffusion, ou plutôt la porte d’entrée de l’habitation du gérant.
Comme bon nombre d’entreprises qui démarrent, les bureaux sont souvent au domicile du gérant, donc, NOUS, assistantes externalisées, nous ne faisons pas uniquement que rentrer dans l’intimité administrative d’une société mais parfois dans l’intimité d’une famille, où notre professionnalisme doit être doublé d’une discrétion absolue.
Tout naturellement, j’étais donc reçu par Mr et Mme Lazard.
À ce moment-là, Bio-Energies Diffusion, comptait 4 personnes (1 gérant et 3 salariés), le dépôt est une partie du sous-sol de l’habitation et le bureau, 1 pièce de l’habitation aménagée à cet effet.
Lors de cette 1ère prise de contact, sous l’œil avisé de Mme Lazard, Mr Lazard, m’explique que l’administratif pour lui est très chronophage et qu’il souhaiterait dans l’idéal se consacrer aux études et à l’opérationnel.
À cet instant précis, ce qui était important pour Mr Lazard, c’est que je puisse prendre le relai au pieds levée sur l’administratif courant :
- Suivre la trésorerie avec tout ce que cela implique : suivi des sorties et des entrées, en passant par la relance client. Cette feuille de route financière de l’entreprise est ô combien importante pour Mr Lazard
- Préparer tous les éléments comptables pour le cabinet d’expert-comptable
- Faire l’interface avec le cabinet comptable pour lever les points en suspens
- Faire les virements fournisseurs
- Faire le rapprochement bancaire
- Assurer le suivi des qualifications Qualibat, Qualipac, …qui sont indispensables à l’exercice de son activité
- Monter les appels d’offres
- Vérifier les dossiers administratifs des sous-traitant en vue de demander leur agréement
- Etablir les PPSPS
- Etablir les DOE
- Suivre les formations du personnel : CACES, habilitations électriques…
- Suivre les variables de salaire
- Faire l’interface avec le cabinet social pour les bulletins de salaire, faire les virements de salaire en temps et heure
- Etablir les plans de formation annuel avec tout ce que cela implique dont les démarches auprès des OPCO
Et bien d’autres tâches encore…
En clair, il a besoin d’une assistante qui sache manipuler l’administratif du BTP !
Nous avons donc mis en place un forfait de 4h/semaine pour commencer.
Toutes les semaines j’allais donc effectuer la prestation de 4h au domicile de Mr et Mme Lazard, en prenant soin lors de mes passages de me faire la plus petite possible et de ne pas « gêner » la vie familiale qu’il pouvait y avoir autour.
Nous faisions 1 point hebdomadaire d’environ 30 min lors de mes passages.
Une fois la prestation mise en place, Mr Lazard a pu se consacrer pleinement et comme il le souhaitait aux études, à l’opérationnel et au développement de son entreprise.
C’est tout naturellement qu’au fur et à mesure du développement, le forfait d’heures administratives à évoluer lui aussi car qui dit plus d’activité, dis forcément plus de papier et d’administratif à gérer.
Quelques années se sont passées, et puis..
2018
Bio-Energie Diffusion concrétise la construction de son local professionnel alliant une zone bureau et l'entrepôt.
Le déménagement de l’entreprise et l’installation dans ces locaux flambants neufs sera le tournant de leur développement.
Petit à petit Bio-Energies Diffusion se fait un nom, et une place sur le marché Toulousain. Mr Lazard est conscient qu’à ce moment-là, il est impératif de structurer, recruter, former…
Cette année-là voit arriver plusieurs collaborateurs (chargés d’affaire, plombiers…), l’effectif passe à 8 salariés.
Et moi, je suis toujours là mais sur un forfait de 12h/ semaine (3 demi-journées).
Et puis…
Le déménagement de l’entreprise et l’installation dans ces locaux flambants neufs sera le tournant de leur développement.
Petit à petit Bio-Energies Diffusion se fait un nom, et une place sur le marché Toulousain. Mr Lazard est conscient qu’à ce moment-là, il est impératif de structurer, recruter, former…
Cette année-là voit arriver plusieurs collaborateurs (chargés d’affaire, plombiers…), l’effectif passe à 8 salariés.
Et moi, je suis toujours là mais sur un forfait de 12h/ semaine (3 demi-journées).
Et puis…
2020
Nous sommes à 5 ans de collaboration et la crise sanitaire arrive…
Durant cette période, bien que le contrat ait été réduit en heures puisqu’il y avait moins d’activité, Mr Lazard a choisi de conserver une veille administrative afin de préparer le redémarrage des chantiers qui allait s’annoncer chaotique à la vue de l’imprécision des directives gouvernementales.
Mais qu’importe, le cap a été passé, mon rôle durant cette période a été de veiller à ce que toutes les attestations dérogatoires de déplacement soient toujours à jour, de préparer les différents protocoles sanitaires nécessaires à la reprise des chantier…etc.
Nous sommes très vite revenus à 12h/ semaine de prestation. Et même sommes passé très rapidement à 16h/semaine.
Et je continue mon petit bonhomme de chemin tant chez Bio-Energies Diffusion que chez mes autres clients (que j’accompagne de la même façon).
Durant cette période, bien que le contrat ait été réduit en heures puisqu’il y avait moins d’activité, Mr Lazard a choisi de conserver une veille administrative afin de préparer le redémarrage des chantiers qui allait s’annoncer chaotique à la vue de l’imprécision des directives gouvernementales.
Mais qu’importe, le cap a été passé, mon rôle durant cette période a été de veiller à ce que toutes les attestations dérogatoires de déplacement soient toujours à jour, de préparer les différents protocoles sanitaires nécessaires à la reprise des chantier…etc.
Nous sommes très vite revenus à 12h/ semaine de prestation. Et même sommes passé très rapidement à 16h/semaine.
Et je continue mon petit bonhomme de chemin tant chez Bio-Energies Diffusion que chez mes autres clients (que j’accompagne de la même façon).
2022
Arrivée d'Emeric Lazard au sein de Bio-Energies Diffusion.
Cette année-là, marque un autre tournant incontestable dans le développement de Bio-Energies Diffusion.
Emeric arrive dans l'entreprise pour aider son père, il ne vient pas du tout de ce secteur d’activité, il lui faut apprendre et intégrer beaucoup d’informations essentielles au fonctionnement de la société familiale. Mais il arrive également avec une vision différente mais pertinente sur certains points, et va insuffler un souffle nouveau.
Les recrutements reprennent de façon assidue, j’ai donc en charge la gestion de tous les dossiers des nouveaux embauchés, en plus du courant à traiter…donc là, on passe à 20h/semaine.
Nous sommes donc au mi-temps de prestation.
Cette année-là, marque un autre tournant incontestable dans le développement de Bio-Energies Diffusion.
Emeric arrive dans l'entreprise pour aider son père, il ne vient pas du tout de ce secteur d’activité, il lui faut apprendre et intégrer beaucoup d’informations essentielles au fonctionnement de la société familiale. Mais il arrive également avec une vision différente mais pertinente sur certains points, et va insuffler un souffle nouveau.
Les recrutements reprennent de façon assidue, j’ai donc en charge la gestion de tous les dossiers des nouveaux embauchés, en plus du courant à traiter…donc là, on passe à 20h/semaine.
Nous sommes donc au mi-temps de prestation.
2024
Nous sommes toujours sur une prestation de 20h/semaine, et ça fonctionne bien. Deux passages par semaine sont réalisés chez Bio-Energies Diffusion et le reste des heures sont faites à distance.
À cela s’est ajouté une prestation supplémentaire de permanence téléphonique, puisque Sena Service a des locaux basés à Bruguières avec une collaboratrice sédentaire en charge de cette activité de permanence téléphonique.
La suite ?…elle est en train de s’écrire…mais chut….!
À cela s’est ajouté une prestation supplémentaire de permanence téléphonique, puisque Sena Service a des locaux basés à Bruguières avec une collaboratrice sédentaire en charge de cette activité de permanence téléphonique.
La suite ?…elle est en train de s’écrire…mais chut….!
Conclusion
En résumé, cela fait 9 ans que j’accompagne Bio-Energies Diffusion, les forfaits ont été ajustés au fur à mesure de l’activité (parfois à la hausse, parfois à la baisse).
À ce jour, Bio-Energies Diffusion n’a pas d’assistante salariée et préfère rester sur un modèle externalisé.
Je suis quand même, il faut le dire, très fière de cette belle collaboration issue d’un accompagnement sur mesure, qui fait qu’au fil des années, de profondes valeurs se sont ancrées entre Bio-Energies Diffusion et Sena Services :
Notre métier d’assistante consiste également à porter le développement des entreprises par le biais de l’accompagnement, et là pour le coup, j’ai vraiment la sensation du travail bien accompli (et c’est la meilleure des satisfactions).
Nathalie Armengaud
À ce jour, Bio-Energies Diffusion n’a pas d’assistante salariée et préfère rester sur un modèle externalisé.
Je suis quand même, il faut le dire, très fière de cette belle collaboration issue d’un accompagnement sur mesure, qui fait qu’au fil des années, de profondes valeurs se sont ancrées entre Bio-Energies Diffusion et Sena Services :
- Des relations commerciales saines
- De la confiance
- Un profond respect mutuel
Notre métier d’assistante consiste également à porter le développement des entreprises par le biais de l’accompagnement, et là pour le coup, j’ai vraiment la sensation du travail bien accompli (et c’est la meilleure des satisfactions).
Nathalie Armengaud
